L'externalisation du processus de recrutement

Le processus de recrutement est bien plus qu’un simple entretien d’embauche, il faut le voir comme un réel acte stratégique dans le développement de votre entreprise. C’est un acte qui demande du temps et de persévérance pour aboutir à un recrutement qualitatif, c’est pourquoi de nombreuses entreprises ont choisi de déléguer cette mission. Si une personne n’est pas exclusivement dédiée au recrutement vous courrez le risque de passer à côté de profils intéressants, voire de dégrader votre marque employeur. 

QualiRH vous propose des formules sur mesure adaptées aux  besoins de votre entreprise basées sur  une étroite collaboration. Le recruteur reste l’ambassadeur de votre entreprise et donc le représentant de ses valeurs tout au long du processus.

Les techniques et méthodes de recrutement sont en perpétuelle évolution car elles doivent aussi s’adapter aux demandes des candidats avec pour but à atteindre la réalisation d’un contrat gagnant-gagnant.

Longtemps le recrutement a été appréhendé comme une tâche dédiée au service RH de l’entreprise avec une offre d’emploi au format papier. Aujourd’hui, avec l’évolution de la société et l’arrivée de la digitalisation les codes ont changé. Ces changements doivent être intégrés au processus de recrutement.

1. Les différents cas dans lesquels l’externalisation du recrutement est utile

L’externalisation du recrutement s’adresse à toutes les entreprises peu importe leur taille, seuls les besoins varient. Parmi ces derniers on peut citer :

• Recrutements en nombre pour pouvoir penser et réaliser un projet spécifique
• Recrutement particulier dans un domaine en pénurie de main-d’œuvre
• Recrutement urgent d’un cadre ou d’un expert
• Recrutement unique

Dans ce genre de situation l’apport d’un prestataire est primordial car il pourra avoir accès à des ressources plus importantes et atteindre plus facilement des profils à fort potentiel grâce à son réseau et à ses outils spécifiques.

L’externalisation du recrutement est une excellente option aussi dans ces autres contextes :

• Le manque de temps

C’est la principale raison qui pousse les entreprises à faire appel à l’externalisation. En effet, en entreprise on gère déjà la partie opérationnelle au quotidien ce qui peut amener à ne pas accorder suffisamment de temps au bon déroulement du processus de recrutement. 

• Le manque de candidatures

Malgré tous vos efforts : publication d’offre sur les sites de recrutement ou sur les réseaux sociaux, bouche à oreille, cooptation… Les retours sont faibles. Les recruteurs professionnels ont un vivier de candidats ou accès à des CVthèques spécialisées et d’autres ressources qui vous sont limitées en interne.

• Le manque de compétence

Nombreuses sont les entreprises qui n’ont pas de service de recrutement car le besoin en recrutement n’est pas constant. Et il est dangereux de pratiquer du recrutement si on n’en connait pas les codes. Il peut, dans certains cas, conduire à une dégradation de la marque employeur de l’entreprise.

2. Les avantages de l’externalisation du recrutement pour les entreprises

Selon le dernier baromètre KPMG/CPME, la première difficulté pour les dirigeants d’entreprise est d’arriver à recruter rapidement les bons profils pour développer leur activité. Or comme nous l’avons indiqué précédemment, les cas pour lesquels une externalisation du processus de recrutement peut s’avérer utile et rentable, sont aussi variés que nombreux. Les avantages de déléguer à un prestataire le sont tout autant :

• Gain du temps

Les études prouvent qu’en moyenne l’externalisation du recrutement permet de réduire de 30% les délais du processus de recrutement. Les entreprises doivent gérer au quotidien la partie opérationnelle ce qui peut limiter le temps alloué à cet aspect si une personne n’est pas entièrement dédiée à cette tâche. Les entreprises ont compris l’enjeu car pour la plupart le gain de temps est la principale raison qui les pousse à externaliser le processus de recrutement. Vous pouvez ainsi fixer les délais dès la signature du contrat avec le prestataire.

• Accélération de la prise de décision

Actuellement le marché de l’emploi connait une pénurie de candidats dans de nombreux domaines et les décisions doivent être prises rapidement pour ne pas risquer de perdre des talents. Dans les domaines sous tension, il faut éviter les « processus de recrutement à rallonge » qui ont de surcroît tendance à détériorer la marque employeur. Dans ce contexte, les candidats recherchent logiquement un recrutement gagnant/gagnant dont les conditions peuvent être négociées par le recruteur en parfaite symbiose avec l’entreprise.

• Réduction des coûts

Comme expliqué ci-dessus, faire appel à un prestataire externe permet de gagner du temps et d’accélérer la prise de décision, et par conséquent de réduire les coûts liés au processus de recrutement. Plus le processus de recrutement est long et plus les dépenses augmentent.

« Via un dispositif de Recruitment Process Outsourcing, économisez 40 à 50% de vos dépenses en recrutement »*Etude HR Magazine

• Optimisation du parcours de recrutement

Externaliser le processus de recrutement consiste à déléguer cette tâche à un prestataire qui va mettre en place une vraie stratégie basée sur vos besoins en recrutement pour vous trouver le bon candidat. Lorsque l’on collabore avec un prestataire, on repense entièrement le parcours de recrutement en repartant de zéro.

• Recrutement de qualité

Externaliser le processus de recrutement c’est s’assurer que chaque étape est optimisée pour trouver le bon candidat. Un consultant en recrutement validera que toutes les compétences techniques nécessaires sont acquises, il validera aussi la personnalité et la motivation du candidat. Le partage de valeurs souvent écarté à tort, vous permettra de limiter le turnover. Un prestataire utilise des outils et des méthodes spécifiques, et entretient un réseau auquel vous n’avez pas accès. Ce réseau lui permet de vous trouver des candidats à fort potentiel que vous ne pourriez pas atteindre en interne.

De plus, La majorité des prestataires vous proposeront une garantie de remplacement de candidat si le premier n’est pas validé.

• Accompagnement spécifique

Faire appel à un consultant c’est bénéficier d’un accompagnement personnalisé. Vous pourrez choisir les étapes auxquelles vous voulez participer ou bien déléguer entièrement le processus de recrutement tout en échangeant avec le prestataire. Les conditions de la collaboration sont fixées dès le début de la prestation en fonction de vos besoins.

• Amélioration de la marque employeur

Le prestataire est l’ambassadeur de votre entreprise auprès des candidats et son rôle est de s’assurer que vos attentes et celles de candidats correspondent. Le prestataire vous permet d’être plus visible auprès des candidats mais aussi de mettre en avant vos qualités, vos valeurs et les avantages dont vos collaborateurs bénéficient. Les candidats sont devenus plus attentifs à la marque employeur des entreprises car elle permet aux candidats de se projeter mais elle aide aussi à créer un premier lien de confiance.

3. Les inconvénients de l’externalisation

Comme dans toutes les pratiques il peut y avoir des inconvénients. Avant d’externaliser le processus de recrutement il faut bien choisir son prestataire et définir un cadre et un budget. Attention à bien vérifier certains points avant de vous lancer :

• Le réel besoin en recrutement

Avant toute chose il faut savoir si le recrutement est vraiment nécessaire ou juste une option à envisager. Car une fois les démarches commencées avec le prestataire on ne peut plus faire machine arrière.

• Le budget que vous souhaitez allouer à la prestation

Ils existent autant de prestataires que de tarifs. Donc avant de faire appel à un prestataire fixez-vous un budget qui vous semble cohérent entre ce qui vous allez engager et que ça va vous rapporter. Si vous avez plusieurs besoins en recrutement il est peut être possible de négocier.

• La formule qui vous convient le mieux

La plupart des prestataires vont vous proposer de personnaliser la prestation en fonction de vos besoins donc à vous d’y réfléchir en amont. Souhaitez-vous externaliser le processus de recrutement dans son intégralité ou en partie ?

• La deadline que vous vous fixez

Il est important de se fixer une deadline réaliste pour que le processus de recrutement soit optimal. Vous ne trouverez pas la perle rare en 2 jours et un recrutement étalé sur des mois risque de vous faire passer à côté de profils intéressants.

• Le rôle que vous souhaitez jouer

Lorsque vous externalisez le recrutement vous avez une visibilité plus restreinte. Le prestataire ne sera pas présent à vos côtés quotidiennement. Il est donc nécessaire de bien définir le cadre de votre collaboration dès le début surtout en terme de communication.

• Le choix du prestataire

Trouver le bon prestataire n’est pas toujours simple. Pour éviter les mauvaises surprises comme des deadlines ou des tarifs non respectés, il vaut mieux choisir un prestataire avec lequel vous partagez des valeurs et qui connait votre secteur. Il est recommandé d’échanger avec plusieurs prestataires pour prendre la meilleure décision.

En résumé, l’externalisation du processus de recrutement est un réel investissement qui  comporte de nombreux avantages et qui s’adresse à tous types d’entreprises. Veillez juste à ce que votre besoin soit défini au mieux avant de faire appel au bon prestataire. C’est à cette condition  pour que votre collaboration se concrétisera en recrutement qualitatif.